전자결재

지출결의·구매 요청·출장 신청처럼 휴가가 아닌 결재 요청을, 우리 회사 방식에 맞는 양식과 결재선으로 만들어 돌리는 방법을 모아뒀어요. 휴가 신청·승인은 여기가 아니라 휴가 챕터에 있어요.

양식·결재선·금액 한도는 경영지원·HR Manager·HR Admin·최고관리자(CEO)가 만들고, 기안을 올리고 결재하는 일은 모든 구성원이 해요. 처음이라면 결재 양식 만들기부터 보세요.

이 기능은 회사별로 차례로 여는 기능이에요. 메뉴가 안 보이면 Rome 운영팀에 문의하세요.

결재 양식 만들기 — /admin/approvals/forms

지출결의·구매 요청·출장 신청·일반 품의처럼 사내에서 결재가 필요한 요청을, 회사 사정에 맞춰 양식과 결재선으로 짜 두는 곳이에요.

한 번 만들어 두면 구성원이 그 양식으로 기안을 올리고, 정해진 순서대로 결재가 돌아요. 새 양식이 필요할 때 운영팀에 요청하지 않고 직접 만들 수 있어요. 결재 양식 메뉴는 사이드바 결재 라인 안에 있어요.

1. 결재 양식 화면에서 [새 양식]을 누르세요.
2. 시작 방법을 고르세요. 세 가지가 있어요:
   • 템플릿에서 시작 — 지출결의서·구매 요청·출장 신청·일반 품의 중 고르면 필드와 결재선이 채워진 채로 시작해요. 그대로 쓰거나 고쳐 쓰면 돼요.
   • AI로 초안 만들기 — 어떤 양식인지 한두 문장으로 적으면(예: "법인카드 신청 양식. 신청 사유와 월 예상 사용액을 받고, 팀 리더 승인 후 대표가 최종 승인해요.") AI가 필드와 결재선 초안을 채워줘요. 회사에 따라 이 칸이 없기도 해요.
   • 빈 양식 — 처음부터 직접 구성해요.
3. 입력 필드에 기안자가 채울 항목을 추가하세요. 종류는 한 줄 텍스트, 여러 줄 텍스트, 숫자, 금액, 날짜, 기간, 선택형(드롭다운), 체크박스, 파일 첨부 중에 고르고, 필수 여부와 도움말을 정해요.
4. 결재선에 결재 순서를 넣으세요. 단계마다 누가 결재할지를 역할로 정해요.
   • 기안자의 팀 리더 / 상위 조직 리더(몇 단계 위인지 지정) / 역할 지정(HR 관리자·대표) / 지정 구성원 / 지정 부서(그 부서 구성원 누구든 1명이 승인하면 통과)
   • 위에서 아래로 단계가 진행되고, 한 단계에 결재자가 여러 명이면 그중 한 명만 승인해도 다음 단계로 넘어가요.
5. 기안 화면 미리보기로 기안자가 볼 화면을 확인하세요.
6. [양식 만들기]를 누르세요. 목록에 바로 올라가고, 이때부터 구성원이 기안할 수 있어요.

이미 있는 양식을 고칠 때는 같은 자리의 버튼이 [저장]이에요.

양식 설명은 선택이에요. 줄바꿈·목록·정렬 같은 서식으로 안내를 적어 두면 기안 화면과 제출된 문서 상세에 그대로 보여요(목록·드롭다운에는 안 나와요).

결재선 단계마다 초록 번호 동그라미가 붙고, 2단계는 역할 지정이라 옆에 상세 선택 칸이 하나 더 있어요. 필드와 단계는 행 오른쪽 위아래 화살표로 순서를 바꿔요. 아직 저장 전이라 슬랙 채널 칸에는 안내 문구만 있어요.

금액 필드와 한도 — 금액 필드는 기안자가 작성할 때 통화(원화·달러)를 직접 골라요. 지출에 개인별 한도(예: 성장지원금 연 150만 원)를 두려면 양식에서 금액 한도를 설정하세요. 승인된 금액이 사람별로 누적 추적돼요.

금액 한도 칸은 입력 필드에 금액이나 숫자 필드를 먼저 추가해야 열려요. 운영은 금액 한도 운영하기 참고.

특정 인원만 기안·열람하는 양식 — 연봉 인상·특별 상여처럼 민감한 결재는 공개 범위를 특정 인원만으로 두고, 기안·열람할 사람 명단을 지정할 수 있어요.

명단 밖 구성원은 그 양식이 아예 보이지 않고, 문서 내용도 기안자·결재선·명단에 든 HR Admin·최고관리자만 볼 수 있어요(HR Manager는 명단에 넣어도 열람 불가).

명단을 바꾸면 이미 올라간 문서에도 즉시 적용돼요. 명단은 양식을 만든 뒤 같은 자리에서 추가해요.

결재 상태 공유의 기안할 때 대상 팀을 고를 수 있게 하기를 켜면, 기안 화면에 대상 팀을 고르는 칸이 생겨요. 그 팀의 구성원 모두가 결재 진행 상황을 함께 봐요.

팀에 열리는 건 열람이고 승인 권한은 생기지 않아요. 특정 인원만 양식과는 같이 켤 수 없어요 — 한쪽은 열람을 좁히고 다른 쪽은 넓히니까요.

결재가 올라올 때 슬랙으로 알리려면 슬랙 알림 채널을 지정하세요. 지정한 채널에 한 줄 공지가 가고, 결재자에게 따로 가는 개인 DM과는 별개예요.

채널은 양식을 만든 뒤 같은 자리에서 고르고, 그룹 설정 > 연동에서 슬랙을 먼저 연결해 둬야 목록에 채널이 떠요. 특정 인원만 양식은 공용 채널에 공지되지 않아요.

AI 초안은 빌더에 채워질 뿐 그대로 저장되지 않아요. 반드시 내용을 확인·수정한 뒤 저장하세요. 개인정보 보호를 위해 AI는 지정 구성원을 결재자로 넣지 않으니, 필요하면 저장 전에 직접 추가하세요.

안 쓰는 양식은 보관하면 새 기안만 막히고, 이미 진행 중인 문서나 작성하던 임시저장본은 그대로 동작해요. 보관한 양식은 새 기안 카탈로그 정렬에서도 빠져요.

기안 올리고 결재하기 — /my-approval

전자결재가 켜진 회사라면 모든 구성원이 기안을 올리고, 본인이 결재 차례가 되면 처리할 수 있어요.

기안 올리기 (요청하는 사람)

사이드바 "내 요청 및 결재"에서 해요.

1. "새 기안"을 누르고 양식을 고르세요.
2. 내용을 채우세요. 파일 첨부 항목이 있으면 PDF·이미지·문서를 올리고, 올린 파일은 미리보기로 확인해요.
3. 아직 다 못 썼으면 임시 저장해 두고 나중에 이어 쓰세요.
4. 상신하세요. 결재가 시작되고 첫 결재자에게 알림이 가요.
5. 상신한 문서는 진행 중일 때 취소해서 회수할 수 있어요.

반려되거나 취소한 문서는 복제해서 다시 기안하면 처음부터 다시 쓰지 않아도 돼요.

결재하기 (승인하는 사람)

1. 내 차례가 되면 "내 요청 및 결재"의 "내 차례" 섹션(또는 결재 라인 > 결재 문서)에 문서가 떠요. 알림도 와요.
2. 문서를 열어 내용·첨부를 확인하고 승인 또는 반려하세요. 반려할 때는 의견을 남겨요.
3. 한 단계에 결재자가 여러 명이면 그중 한 명만 승인하면 다음 단계로 넘어가요. 마지막 단계까지 승인되면 종결돼요.

진행 상황 보기 · 댓글

• 문서 상세 화면 아래쪽에 결재선과 진행 이력(누가 언제 승인/반려했는지)이 타임라인으로 보여요.
• 문서에는 댓글로 대화할 수 있어요 — 진행 중은 물론 승인·반려·취소로 끝난 뒤에도 기안자·결재선·HR Admin·최고관리자끼리 질문·답변을 주고받아요(반려 사유 후속 논의 등). 댓글을 쓰거나 볼 수 있는 사람은 그 문서를 열람할 수 있는 사람과 같아요.
• 내가 올린 기안들은 "내 요청 및 결재"에서 모아 볼 수 있어요(작성 중·진행 중·종결).

상자 네 개가 양식 선택에서 단계별 결재까지 이어지고, 마지막에서 위 초록 승인 종결과 아래 붉은 반려·취소로 갈라져요. 아래 파란 띠에 결재선 유지 규칙이 적혀 있어요.

승인 완료된 결재 취소 — 이미 승인까지 끝난 결재를 무효화해야 할 때는, 마지막 단계 승인자 또는 HR Admin·최고관리자가 취소할 수 있어요(HR Manager는 불가). 금액 한도가 걸린 결재라면 취소 시 사용액도 자동으로 원복돼요.

참고

결재선은 상신하는 시점의 조직 기준으로 정해져요. 결재자가 기안자 본인이면 그 단계는 자동으로 건너뛰고, 결재할 사람이 아무도 없으면 상신할 때 안내가 떠요(부서 리더나 HR 설정을 확인하세요).

막힌 결재 풀기

결재 도중 결재자가 퇴사하는 경우가 있어요. 어느 쪽으로 풀든 이미 내려진 승인·반려와 단계 순서는 그대로 두고, 막힌 미결 단계만 새 사람으로 바꿔요.

• 자동 이관 — 결재자가 퇴사 처리되면, 그 사람이 맡고 있던 아직 결재 전인 단계의 후보를 자동으로 다음 차례(상위 부서 리더 → HR 관리자 → 대표)로 넘겨요. 퇴사 처리하는 즉시, 그리고 매일 새벽 점검으로 두 번 챙겨요.
• 수동으로 다시 정하기 — 자동으로도 결재자를 못 찾는 경우(예: 그 부서에 리더가 아무도 없음), HR Admin·최고관리자가 문서 상세의 결재선에서 "결재자 다시 정하기" 버튼으로 현재 조직 기준으로 후보를 다시 계산할 수 있어요.

HR Admin·최고관리자라도 본인이 그 문서의 결재 후보가 아니면 대신 승인(대결)할 수 없어요. 막힌 결재는 위 방법으로 결재자를 바꿔서 풀어요. 이렇게 한 이유는 "누가 결재했는지"를 정확히 남기기 위해서예요.

막힌 결재 이관은 HR Admin·최고관리자만 할 수 있어요(HR Manager 제외).

금액 한도 운영하기 — /admin/approvals/budget

"성장지원금 연 150만 원", "법인카드 월 30만 원"처럼 금액에 한도가 있는 결재를 만들면, Rome이 승인된 금액을 월별로 자동 계상해서 사람마다 누적 사용액과 남은 잔액을 추적해 줘요. 따로 엑셀로 집계하지 않아도 돼요.

결재 라인 > 금액 한도(/admin/approvals/budget)에 있고, HR Manager·HR Admin·최고관리자가 봐요.

두 개의 탭이에요:

• 월별 보정 — 선택한 달의 계상 내역을 표로 보고, 실제 결제 통화·금액이 예상과 다를 때 바로잡아요. 분납·정기결제(×N개월)도 여기서 정리해요. 한 기간(6개월까지)의 전체 계상 내역은 엑셀로 내려받을 수 있어요.
• 양식별 현황 — 양식 하나를 골라 누가 얼마 썼고 얼마 남았는지 보고, 특정 사람만 한도를 다르게 조정할 수 있어요(사유 기록). 중도 입·퇴사자는 재직 일수에 비례해 한도를 자동 계산하도록 켤 수도 있어요.

달러 결재 — 해외 구독처럼 외화로 올린 결재는 "정산 대기"로 잡혀, 원화 한도에서 바로 깎이지 않아요. 정산 담당이 월별 보정 탭에서 원화 정산 금액을 입력해야 한도에 반영돼요. 한도는 항상 원화 기준이에요(환율 자동 변환은 없어요).

왼쪽 원화·달러 두 상자에서 화살표가 가운데 월별 보정 작업대로 모이고, 거기서 오른쪽 주황 상자 하나로만 이어져요. 그 상자에 누적 사용액과 남은 잔액이 함께 적혀 있어요.

과거 사용분 가져오기(/admin/approvals/budget/import) — Rome 도입 전에 이미 쓴 지원금이 있으면 엑셀로 한 번에 등록해 잔액을 실제와 맞춰요. 미리보기 → 적용 → (필요 시) 되돌리기 순서고, 같은 사람·같은 달에 여러 건도 등록돼요.

취소된 결재의 계상은 자동으로 빠져 한도가 복구돼요(기안 올리고 결재하기의 취소 참고).

정책·규칙

누가 무엇을 볼 수 있나

"본인 관련"은 본인이 올린 문서이거나 본인이 결재선에 포함된 문서예요. 본인이 올린 기안은 본인이 결재할 수 없어요.

결재 권한 자체는 역할이 아니라 "그 단계의 결재 후보인지"로 정해져요. 양식의 결재선이 지정 구성원을 쓰면 멤버도 결재자가 돼요.

반대로 HR Admin·최고관리자라도 그 문서의 후보가 아니면 대신 승인할 수 없어요. 결재가 막히면 결재자를 바꾸는 방식으로 풀어요(막힌 결재 풀기).

주의

HR Manager의 결재 권한은 한 단계 좁아요. 양식 관리·관리 문서함 목록·금액 한도 보정은 HR Admin과 똑같이 하지만, 개별 문서 내용 전체 열람·댓글·막힌 결재 이관·승인 완료 건 취소는 못 해요.

그건 HR Admin·최고관리자만 할 수 있어요(본인이 올렸거나 결재선에 든 문서는 HR Manager도 봐요). 연봉 인상처럼 민감한 결재를, 처리는 맡기되 내용은 가리고 싶을 때 이 경계가 쓰여요.

자세한 표는 기능별 권한 표를 보세요.

결재선은 왜 역할로 저장하나요

상신하는 순간 그 역할이 실제 사람으로 확정되기 때문이에요. 그래서 결재가 도는 도중에 조직이 개편되거나 양식을 고쳐도 이미 올라간 문서의 결재선은 바뀌지 않아요. 반대로 새로 올리는 기안은 그 시점의 최신 조직 기준으로 결재선이 정해져요.

휴가 신청에도 "결재선"이라는 말을 쓰지만 그건 다른 구조예요 — 휴가는 부서 리더를 기준으로 시스템이 정하고, 여기 결재선은 양식마다 HR이 단계와 역할을 직접 짜요(휴가).