구성원·조직

신입이 들어오는 순간부터 퇴사할 때까지, 사람과 조직 정보를 관리하는 방법을 모았어요. 주로 HR Manager·HR Admin·최고관리자(CEO)가 쓰고, 부서 리더는 우리팀 화면에서 담당 부서원만 다뤄요.

새 팀원을 맞을 준비라면 신입 초대하기부터 시작하세요.

신입 초대하기

신입은 HR이 먼저 초대해야 들어올 수 있어요. 구글 계정이 있다고 자동으로 합류되지는 않아요.

1. /admin/invitations의 새 초대에 신입 이메일을 넣고 팀원 초대를 누르세요. 그 주소로 초대 링크가 발송돼요.
2. 신입이 초대 링크로 첫 로그인할 때까지 기다리세요. 첫 로그인 시점에 그 사람의 구성원 정보가 만들어져요.
3. /directory에서 신입을 검색해 부서와 직무를 배정하세요.
4. (선택) 따로 더 줄 휴가가 있으면 /admin/leaves에서 부여하세요.
5. 배정한 부서에 리더가 없으면 리더도 지정하세요. 리더가 0명이면 그 부서의 결재선이 HR Admin·최고관리자에게 넘어와요.

*새 초대 카드에 이메일 한 줄이 채워져 초록 체크가 붙은 상태예요. 오른쪽 위 1/50은 한 번에 넣을 수 있는 인원이고, 아래 대기 중인 초대는 0건이라 비어 있어요.*

*이름으로 걸러 한 행만 남긴 편집 상태예요. 부서·직무 입력칸과 권한 체크박스, 맨 오른쪽 연차 결재 없이 사용이 한 줄에 놓이고, 위쪽 주황 배너는 부서가 빈 구성원 수를 알려줘요.*

이메일과 비밀번호로 가입한 신입은 첫 로그인 때 이메일 인증을 한 번 해요. 자세한 내용은 자주 묻는 질문을 보세요.

참고

휴가 잔여는 로그인 시점이 아니라 입사일을 기준으로 자동 부여가 채워줘요 (회사가 연차 정책을 설정해 둔 경우). 회사가 아직 연차 정책을 만들지 않았다면, 정책을 먼저 설정해야 자동 부여가 시작돼요.

그룹에서 "신규 구성원 연차 결재 없이 사용"(자가 결재)을 켜 뒀다면, 신입은 자가 결재가 켜진 채로 생성돼요 — 본인 휴가가 결재 없이 즉시 승인돼요. 기본값은 꺼져 있어요.

계약직·인턴이라면 프로필(/profile/[id])의 고용 정보 카드에서 수정을 눌러 고용 형태를 바꾸고, 그때 나타나는 계약 종료일을 입력하세요.

계약 종료일은 재직 중에도 표시되지만 동료에겐 안 보이고 본인·HR Admin·최고관리자만 봐요. 퇴사일과는 별개예요 (퇴사 처리하기 참고).

합류 신청 승인하기 — /admin/join-requests

초대를 받지 못한 사람이 가입 화면에서 우리 회사를 직접 찾아 합류 신청을 할 수 있어요 (계정 만들기의 ②). 그 신청이 모이는 곳이 여기예요.

신청이 하나도 없는 상태로 찍은 화면이에요. 대기 중 (0) 카드 하나만 있고, 신청이 들어오면 이 카드 안에 행으로 쌓여요.

승인해도 그 자리에서 합류가 끝나지는 않아요. 승인하면 신청자 이메일로 초대 링크가 자동 발송되고, 신청자가 그 링크로 가입을 마쳐야 우리 그룹에 들어와요 — 일반 초대와 같은 길로 합쳐지는 셈이에요 (신입 초대하기).

모르는 사람이나 잘못 들어온 신청은 거절하면 돼요. 처리하지 않은 신청은 7일 뒤 자동으로 만료돼요.

승인 뒤의 부서·직무 배정은 일반 입사 처리와 같아요.

온보딩 운영하기 — /admin/onboarding

이 기능은 베타라 일부 회사만 쓸 수 있는 기능이에요. 메뉴가 안 보이면 Rome 운영팀에 문의하세요.

신입이 들어올 때마다 챙겨야 하는 일들(휴가 부여·계정 안내·서류 접수·자리 배정 등)을 체크리스트로 자동화하는 기능이에요. 고용형태·부서별로 템플릿을 만들어 두면, 입사자마다 체크리스트가 자동으로 만들어지고 입사일에 맞춰 항목들이 처리돼요.

한 사람의 온보딩은 대개 이렇게 흘러가요. /admin/onboarding에 신규 입사자를 등록해 온보딩을 시작하면 그 사람 몫의 체크리스트가 생기고, 계약 항목이 있으면 시작 직후에 연봉 같은 계약 정보를 받아요.

그다음부터는 항목마다 설정된 시점이 되면 시스템이 처리하거나 HR 확인 대기로 바뀌어요. 담당자가 필요한 항목은 배정과 완료 체크를 거치고, 다 끝나면 HR에게 완료 알림이 가요.

카드 다섯 장이 한 줄로 이어지고 화살표는 모두 오른쪽 한 방향이에요. 가운데 두 장 아래 초록 띠에 자동으로 도는 항목과 확인이 필요한 항목이 갈라져 적혀 있어요.

*맨 위 카드에 표준 체크리스트 두 개가 항목 수와 함께 놓여 있어요. 아래로 템플릿 이름, 그리고 고용형태 칩 중 정규직만 초록으로 켜진 적용 대상 조건이 이어져요.*

항목마다 처리되는 방식이 달라요.

• 자동 처리 — 휴가 부여·캘린더 일정·안내 메일은 각 항목에 설정된 시점이 되면 시스템이 처리해요.
• 담당자 확인 후 처리 — 공지·전자결재·계약·서류 접수는 설정된 시점에 "확인 대기"로 올라오고, HR이 확인해 실행해요.
• 담당자 배정 — Rome이 직접 못 하는 일(외부 계정 생성·명함·지문 등록 등)은 담당자를 정하고 완료를 체크해요.

배정한 항목을 협업자에게 맡길 때는 미션(미션 보내기)으로 위임할 수 있어요 (미션 기능이 켜진 경우). 본인이 직접 할 항목은 위임 대신 직접 완료해요.

주의

전자결재 항목은 초안만 자동으로 만들어져요. HR이 결재함에서 내용을 채워 직접 상신해야 끝나고, 자동으로 결재가 통과되지는 않아요. 계약은 계약 정보 입력하기처럼 시작할 때 값을 넣어 두면 자동으로 발송돼요.

신입 본인은 /onboarding("내 온보딩")에서 진행 현황을 읽기 전용으로 보고, 요청된 서류를 직접 제출해요 (제출 → 검수 → 승인·반려). 운영용 표현은 신입에게 순화된 문구로 보이고, 서류 요청이 오면 알림으로 안내돼요.

입사 전 안내 메일 본문은 /admin/onboarding/email-templates에서 미리 만들어 둘 수 있어요. 제목·본문에 입사자 이름, 회사명, 입사일 같은 변수를 넣으면 실행 시점에 자동으로 치환돼요.

만든 템플릿은 온보딩 템플릿의 안내 메일 항목에 연결해 재사용해요.

위쪽 초록 테두리 안이 본문 편집기고, 툴바에는 굵게·기울임·헤딩·목록 버튼만 있어요. 아래 미리보기 카드는 같은 문장을 회사 머리글과 자동 발송 꼬리말 사이에 넣어 보여줘요.

메뉴는 사이드바 온보딩 그룹에 모여 있어요. 입사자별 진행 목록이 온보딩 현황(/admin/onboarding)이에요.

템플릿은 온보딩 템플릿(/admin/onboarding/templates), 메일 본문은 온보딩 메일 템플릿(/admin/onboarding/email-templates)에서 관리해요.

새로 가입한 회사에는 표준 템플릿이 미리 들어 있고, 기존 회사는 템플릿을 직접 구성하면 돼요.

서포터(버디)·수습 종료일·자리(좌석)는 입사자 프로필(/profile/[id])의 고용 정보 카드에서 함께 관리해요. 서포터로는 같은 그룹의 다른 구성원만 지정할 수 있어요.

계약 정보 입력하기

계약은 온보딩을 시작할 때 한 번 입력해 두면 자동으로 보내져요.

온보딩을 시작하면 그 사람에게 보낼 계약서에 들어갈 값(연봉·계약 시작일·직책 등)을 입력하는 화면이 곧바로 떠요. 채워진 계약서는 미리보기로 바로 확인할 수 있어요.

계약 시작일은 입사일, 담당 업무는 직무로 미리 채워져 있어서 보통 연봉만 넣으면 돼요. 연봉은 시스템이 알 수 없는 값이라 협상 결과를 한 번 받는 거예요.

이렇게 한 번 입력해 두면, 입사일에 담당자가 체크리스트에서 계약 항목의 "작성·송부" 버튼을 누르는 순간 그 값으로 계약서가 작성되어 신입에게 서명 요청으로 자동 발송돼요. 계약 관리(/admin/contracts) 화면을 따로 열어 값을 채우고 보낼 필요가 없어요.

• 시작할 때 연봉을 아직 못 정했으면 "나중에 입력"으로 건너뛰고, 그 입사자의 온보딩 체크리스트에 있는 계약 항목의 "계약 정보 입력/수정" 링크로 채우면 돼요.
• 값을 비워 둔 채 "작성·송부"를 누르면 계약서가 초안만 만들어지고 발송되지는 않아요 — 계약 관리에서 마저 채워 보내면 돼요. 회사 주소 같은 회사 정보가 비어 있어도 발송이 멈출 수 있으니 회사 정보를 먼저 채워 두세요.
• 발송된 계약은 취소만 가능하고 본문은 못 바꿔요(법적 효력). 그래서 "작성·송부"는 확인 한 번을 거쳐요.
• 연봉은 민감 정보라 HR Admin·최고관리자만 입력·발송할 수 있어요(HR Manager는 계약 정보 화면이 안 보여요).

퇴사 처리하기

퇴사 처리는 그 구성원 프로필(/profile/[id])의 고용 정보 카드에서 해요. 구성원 목록에서 사람을 찾아 프로필로 들어가면 돼요.

기록은 두 번에 나눠 남겨요.

1. 사직 통보를 받으면 고용 정보 카드에서 상태를 퇴사 예정으로 바꾸고 예정일을 넣으세요.
2. 최종일이 정해지면 상태를 퇴사로 바꾸고 최종 퇴사일을 확정하세요. 퇴사일은 필수예요.

왼쪽 주황 상자가 1단계 퇴사 예정, 오른쪽 회색 상자가 2단계 퇴사예요. 상자마다 아래에 둥근 표시로 예정일은 바꿀 수 있다는 점과 휴가 잔여가 보존된다는 점이 붙어요.

다른 상태로 되돌려도 퇴사일은 보존돼요. 퇴사한 사람은 구성원 검색 필터 퇴사자로 다시 찾을 수 있어요 (HR Admin·최고관리자 전용).

휴가 잔여는 그대로 남아요. 퇴사 후 정산(잔여 매수·미사용 환산 등)은 급여 담당 몫이에요.

부서·직무 관리하기 — /admin/org

부서와 직무를 각각 탭에서 관리해요. 둘 다 트리 구조라 끌어서 놓아 재배치할 수 있어요.

탭 옆 숫자가 부서 3개, 직무 3개예요. 통계 카드 네 장 아래 목록에는 부서마다 코드와 초록 활성 배지가 붙고, 행 오른쪽 아이콘으로 위계를 옮기거나 지워요.

• 새로 만들기: 부서 탭에서는 부서 추가, 직무 탭에서는 직무 추가 버튼을 눌러요.
• 이름·코드 고치기: 값을 클릭하면 입력 필드로 바뀌어요.
• 비활성화: 상태 토글로 꺼요.
• 삭제: 그 부서·직무에 소속된 구성원(퇴직자 포함)이 한 명이라도 있으면 삭제가 막혀요. 먼저 구성원을 다른 부서로 옮기거나 미배정으로 바꾼 뒤 삭제해요. 지운 부서의 하위 부서는 자동으로 상위로 올라가요.

각 부서·직무에는 이모지를 지정할 수 있어요. 코드 칸은 BI·급여 같은 외부 시스템 식별자용이라 비워 둬도 돼요.

조직도를 끌어서 편집한 뒤 저장하면 그 시점의 조직도가 버전으로 남아요. 툴바의 변경 이력에서 과거 날짜의 조직도를 그대로 다시 볼 수 있어요 (HR Admin·최고관리자 전용).

부서 리더 지정하기

리더 배정은 구성원 기준으로 관리해요. /directory(우리팀)에서 편집하기로 편집 모드에 들어가 구성원 행의 리더 부서를 지정하거나 해제하면 돼요. /admin/org는 부서·직무 구조를 만드는 화면이라 리더는 여기서 정하지 않아요.

한 부서에 리더를 여러 명 둘 수 있어요 (본부장 + 부본부장 등). 결재는 직속 부서원만 가능해요 — 본부장이어도 하위 팀까지 자동으로 따라오지는 않아요.

리더가 없을 때 결재가 어디로 가는지는 결재선을 보세요.

민감정보(PII) 확인하기 — /profile/[id]

*인적 정보 카드에서 세 줄만 뒷자리가 가려지고 그 옆에 눈 아이콘이 붙어요. 회사 이메일은 가리지 않으니 아이콘도 없고, 값이 없는 칸은 흐린 미등록으로 보여요.*

주민번호·연락처·금융 계좌 같은 민감정보는 평소엔 마스킹된 상태로 보여요 (예: 주민번호 881212-*******, 뒷자리 전체를 가려요). 값을 펼치는 "공개" 버튼은 HR Manager·HR Admin·최고관리자에게만 보여요.

공개를 누르면 평문이 잠깐 드러나고, 누가 언제 봤는지 감사 로그에 자동 기록돼요. 비상연락처 전화번호도 같은 방식이에요.

중요

감사 로그에 열람 기록이 남는 동작이라 꼭 필요한 경우에만 공개하세요.

팀원 정보 일괄 등록하기 — /admin/people/import

이름·이메일·조직·직무·입사일은 물론 연락처·주소 같은 정보까지, 여러 팀원의 프로필을 엑셀 파일이나 표 붙여넣기로 한 번에 등록·갱신하는 도구예요. Rome 도입 초기에 명단을 한꺼번에 올리거나, 조직 개편 뒤 일괄 갱신할 때 써요.

들어가는 길은 사이드바 설정 → 데이터 import(/admin/data-import)예요. 이 가져오기 허브에서 팀원 정보 마이그레이션 카드를 누르면 등록 화면(/admin/people/import)으로 가요. HR Manager·HR Admin·최고관리자가 쓸 수 있어요.

허브에는 팀원 정보 말고도 휴가(쓰던 휴가 데이터 가져오기)·인사기록(인사문서 일괄 불러오기) 가져오기가 카드로 모여 있어요. 전자결재 가져오기는 전자결재 기능을 켠 회사에서만 보여요.

*카드 네 장 중 세 장이 첫 줄에 나란히 있고, 전자결재 마이그레이션만 아래 줄에서 흐리게 잠겨 있어요. 카드마다 무엇을 가져오는지 두세 줄 설명이 붙어요.*

등록은 다섯 단계로 진행돼요.

1. 업로드 — 엑셀(.xlsx) 파일을 올리거나, 엑셀에서 복사한 표를 그대로 붙여넣으세요 (첫 줄이 머리글).
2. 컬럼 확인 — 시스템이 머리글을 보고 자동으로 인식한 항목을 확인하고, 틀린 것만 직접 바꾸세요. 이메일 칸은 필수예요 (중복 없이 사람을 알아보는 기준).
3. 조직·직무 매핑 — 파일의 부서·직무·근무유형 이름을 회사에 이미 있는 항목과 연결하세요. 없으면 새로 만들 수도 있어요.
4. 검토 · 적용 — 신규 / 갱신 / 변경 없음 / 오류 건수를 행별 미리보기로 확인하고, 문제 없을 때만 적용하세요. 이 단계까지는 실제 데이터에 반영되지 않아요.
5. 완료 — 등록·갱신 결과와 가져오기 ID를 확인하세요. 되돌릴 때 필요해요.

*위쪽 단계 표시에서 앞 세 단계에 초록 체크가 붙고 검토·적용이 검게 켜져 있어요. 집계 칸은 다섯 개인데 표본이 작아 신규 2명만 채워지고 나머지는 0이에요.*

이메일 기준으로 중복 없이 들어가요 — 이미 있는 사람은 갱신, 새 이메일은 신규 등록이에요. 빈 칸은 기존 값을 지우지 않고 보존하니 같은 파일을 다시 올려도 안전해요.

주민번호·연락처·계좌·주소 같은 민감정보도 올릴 수 있어요. 미리보기에선 마스킹되어 보이고, 저장할 때 암호화돼요. 감사 로그에는 값이 아니라 건수만 남아요.

되돌리기는 그 묶음에서 새로 만든 사람만 지워요. 기존 사람의 정보 갱신은 되돌림 대상이 아니에요 (중요 정보를 실수로 날리지 않도록).

정책·규칙

재직 상태와 날짜 구분

상태 종류는 재직 / 휴직 / 입사 예정 / 퇴사 예정 / 퇴사 5가지예요.

"계약 종료일"과 "퇴사 예정일"은 달라요. 계약직·인턴의 계약 종료일은 고용 정보 카드에 늘 표시되는 계약 만료 예정일이에요 (고용 형태 기반, 재직 중에도 보임). 퇴사 예정일은 상태를 퇴사 예정으로 바꿨을 때 입력하는 실제 퇴사 예정일이에요.

둘은 저장되는 자리도 별개예요. 계약이 만료된다고 퇴사로 기록되지는 않아요.

온보딩 권한 경계

온보딩 현황·템플릿 운영·항목 실행은 HR Manager도 할 수 있어요. 단 진행 취소, 계약 정보 입력(연봉)·계약 작성/송부, 미션 위임은 HR Admin·최고관리자만 할 수 있어요(연봉 보호).

자주 묻는 질문

한 직원이 여러 부서에 동시에 소속될 수 있나요?

네, 가능해요 (예: PM 겸 PO, TF 멤버십). /directory에서 편집하기로 들어가 구성원 행의 겸직 버튼을 누르면 부서·직무를 더 붙이거나 주(primary) 부서를 바꿀 수 있어요. 결재선은 주 부서의 리더 기준으로 동작해요.

다른 직원의 프로필 정보를 HR이 대신 고칠 수 있나요?

인적정보(닉네임·개인 이메일·연락처·주소 등)는 HR Admin·최고관리자가 그 사람 프로필(/profile/[id])에서 직접 고칠 수 있어요 (오타·연락처 정정 등). 고치면 감사 로그에 남아요.

HR Manager는 프로필 화면에선 못 고치지만 일괄 등록(import)으로는 가능해요. 고용 정보(고용 형태·재직 상태)는 HR Manager·HR Admin·최고관리자가 바꿔요.