계약·증명서

근로계약서 템플릿을 만들어 송부·회수하고 서명된 PDF를 받는 일부터, 재직·경력증명서 발급과 구성원 자료 보관까지 이 챕터에서 다뤄요. 주로 HR Admin·최고관리자(CEO)가 쓰고, 증명서 발급과 본인 계약 다운로드는 구성원 본인도 직접 할 수 있어요.

처음이라면 계약 템플릿 만들기부터 보세요.

계약에 적은 연봉이 처우 기록과 급여 계산으로 이어지는 흐름은 급여와 연봉·처우에서 다뤄요.

계약 템플릿 만들기 — /admin/contracts/templates

근로계약서 같은 표준 문서의 본문을 만들어두는 곳이에요. 한 번 만들면 다양한 구성원에게 같은 본문을 송부할 때 재사용할 수 있어요.

활성 5종이 최근 수정순으로 쌓여 있어요. 이름 옆 파란 배지는 그 양식에 박힌 변수 개수인데 5개부터 12개까지 양식마다 다르고, 행 오른쪽 아이콘으로 양식을 복제해요.

기본 5종으로 충분하면 템플릿을 새로 만들 필요는 없어요. 양식 그대로 보내도 되고, 일부 문구만 고쳐 보내도 돼요. 새로 만드는 건 이럴 때예요.

• 기본 양식과 다른 별도 양식이 필요할 때 — 인턴십·프리랜서·고문 계약 같은 경우예요.
• 기존 양식을 개정할 때 — 기존 템플릿을 보관 처리하고 새로 만드는 쪽을 권해요 (템플릿을 고쳐도 보낸 계약은 안 변해요 참고).

기본 5종을 우리 회사 사정에 맞게 손보는 절차는 짧아요.

1. /admin/contracts/templates에서 이름 앞에 "(기본) "이 붙은 양식을 누르세요.
2. 본문을 고치세요. 회사명·대표자·연봉 지급일 등은 이미 자동 채움 변수로 박혀 있어요.
3. 저장하세요. 고친 결과는 우리 회사에만 적용되고, 다른 회사가 받는 마스터 양식은 그대로예요.

기본 5종이 무엇이고 마스터 양식이 무엇인지는 기본 계약 양식 5종을 보세요.

새 양식을 처음부터 만들 때는 이렇게 해요.

1. /admin/contracts/templates에서 "신규 템플릿"을 누르세요.

2. 템플릿 이름에 알아볼 수 있는 이름을 넣으세요. "정규직 표준 근로계약서 v2026", "인턴십 계약서" 같은 식이에요. 이 이름은 구성원에게도 보여요.

3. 가운데 큰 박스에 본문을 작성하세요. 워드프로세서처럼 굵게·기울임·헤딩·리스트·표·링크를 다 쓸 수 있어요.

   변수(자동 채움 항목)를 넣는 방법은 두 가지예요.

   • "변수" 패널에서 원하는 항목을 클릭 — 본문에 칩으로 박혀요.
   • 본문에 {{ 두 글자를 입력 — 자동완성 목록이 떠요. 위·아래 화살표나 마우스로 고르면 칩이 삽입돼요.

   삽입된 칩은 본문에서 "직원 이름", "회사명" 같은 알아보기 쉬운 한국어 이름표로 보여요 — {{employee.name}} 같은 코드를 외울 필요가 없어요. 송부할 때 시스템이 이 자리에 실제 값을 자동으로 채워요.

*오른쪽 변수 패널은 직원·회사·계약을 비롯해 다섯 묶음으로 나뉘어요. 본문에 이미 박은 직원 이름과 회사명은 패널에서도 초록으로 바뀌어, 어디까지 넣었는지 보여줘요.*

변수는 송부할 때 자동으로 채워지는 "빈칸"이에요. 본문에서는 한국어 이름표로 보이고, {{ 입력이나 변수 패널 클릭으로 넣어요. 자동완성 목록에는 각 변수가 자동 / HR 입력 / PII / 커스텀 배지로 구분돼 떠요.

① 자동 채움 (시스템이 구성원·회사 정보에서 자동으로)

② 자동 채움 · 민감정보(PII) — 미리보기에선 "〈주민등록번호〉" 같은 표시로만 보이고, PDF 생성 시점에만 실제 값이 박혀요. 이때 누가 열람했는지 감사 기록이 자동으로 남아요 (계약 속 민감정보 처리 참고).

③ HR 입력 (계약 송부 시 직접 입력 — 구성원·계약마다 다름)

④ 서명·날인 (특수) — "직원 서명", "회사 도장(날인)" 변수를 본문에 박으면 그 자리에 서명/도장 이미지가 들어가고, PDF 하단의 기본 서명 영역은 자동으로 사라져요. 본문에서 서명 위치를 직접 지정하고 싶을 때만 사용하세요.

본문에 한 번 박은 HR 입력 변수는 송부할 때 반드시 값을 채워야 해요. "필수"로 표시되지 않은 변수도 마찬가지고, 빈칸으로 두면 PDF가 만들어지지 않아요.

자동 채움도 원본 값이 있어야 채워져요. 직원 정보가 /profile/[id]에 비어 있으면 본문에도 빈 칸이 나오니까, 송부 전에 미리보기로 한 번 확인하세요.

⑤ 회사만의 항목 — 변수 패널의 "+ 새 변수"나 {{ 목록 맨 아래 "+ 새 변수 만들기…"로 우리 회사 전용 변수를 직접 정의할 수 있어요 (예: "사이닝 보너스", "차량 지원금").

한국어 이름표·입력 타입(텍스트/숫자/날짜)·필수 여부를 정하면 이 템플릿의 송부 폼에 입력칸이 자동으로 생겨요. 주민번호·계좌 같은 민감정보는 커스텀 변수로 만들 수 없어요 — 위 PII 변수(자동 채움)를 쓰면 감사 기록이 자동으로 남아요.

저장하면 자동으로 템플릿 목록으로 돌아가고 저장됐다는 안내 메시지가 떠요. 이미 만든 템플릿은 목록에서 이름을 눌러 수정하거나 보관 처리할 수 있어요.

더 이상 안 쓸 양식은 "보관"으로 옮기세요. 이미 송부된 계약은 송부 시점 본문이 동결돼 있어서 영향을 안 받아요.

계약 송부하기 — /admin/contracts

템플릿이 준비되면 구성원에게 송부할 수 있어요. 송부 자체는 빠르지만, 송부하기 전에 본문을 한 번 더 검토하는 게 가장 중요해요.

팁

신규 입사자 근로계약은 이 화면을 안 거쳐도 돼요. 온보딩(온보딩 운영하기)을 쓰면 입사자 등록 때 연봉만 한 번 넣어 두고, 입사일에 체크리스트에서 "작성·송부"를 누르면 계약이 자동으로 작성·발송돼요.
이 화면(/admin/contracts)은 온보딩을 안 쓸 때, 또는 온보딩에서 값을 비워 둬 초안만 만들어진 계약을 마저 채워 보낼 때 쓰면 돼요.

송부는 계약 목록에서 시작해요.

1. /admin/contracts에서 "신규 계약"을 누르세요.
2. 템플릿과 구성원을 고르세요. 구성원은 여러 명 한꺼번에 고를 수 있어요.
3. HR 입력 변수가 있는 템플릿이면 연봉·근무 시작일 같은 값을 채우세요.
4. 미리보기에서 구성원별로 채워질 값을 확인하세요.
5. 바로 보내도 되면 "계약 N건 송부"를 누르세요. 구성원에게 인앱 알림과 이메일이 가요. 보낸 계약은 템플릿을 고쳐도 안 변해요.
6. 아직 검토가 필요하면 보조 버튼으로 초안 저장을 누르세요. 계약 상세 페이지(/admin/contracts/[id])에서 본문 미리보기를 다시 확인할 수 있어요.
   • 구성원 이름·부서·회사 정보가 정확한가요?
   • HR 입력 변수(연봉·기간 등)가 의도한 값인가요?
   • 주민등록번호·계좌가 "〈주민등록번호〉" 같은 표시로 보이는 건 정상이에요. PDF에서만 실제 값으로 박혀요.
7. 잘못된 게 있으면 "초안 편집"을 눌러 수동 변수를 고치세요. 본문 자체(템플릿 내용)는 여기서 못 고쳐요 — 본문이 잘못됐다면 이 초안을 취소하고 템플릿을 먼저 수정한 뒤 다시 만드세요.

송부 화면에 "급여 항목이 아직 연결되지 않았어요" 안내가 뜨면, 계약서의 급여 변수가 처우 항목과 연결돼 있지 않다는 뜻이에요. 송부를 막지는 않아요 — 그대로 보내고 연결은 나중에 해도 되고, 안내에 뜨는 버튼 하나를 눌러 지금 이어도 되고요.

다만 연결하지 않은 항목은 서명돼도 처우·급여에 자동으로 올라가지 않아요. 자세한 내용은 계약 보낼 때 뜨는 급여 항목 안내를 보세요.

목록 페이지(/admin/contracts)에는 상태 필터(전체/초안/송부됨/서명완료/취소됨)와 구성원 필터가 있어요. 신규 입사자 여러 명에게 한꺼번에 송부했다면 "송부됨"으로 걸러서 누락을 확인하기 좋아요.

템플릿·초안·송부됨 흰 상자 세 개를 지나 오른쪽에서 두 갈래로 갈라져요. 위 초록 갈래가 서명완료, 아래 붉은 갈래가 취소됨이고 화살표 색도 갈래마다 달라요.

송부한 계약 회수하기

구성원이 아직 서명하지 않은 상태에서 잘못 보낸 게 발견되면 회수 가능해요.

1. /admin/contracts/[id]에 들어가세요. 목록에서 계약을 눌러도 돼요.
2. 상태가 "초안" 또는 "송부됨"이면 "취소" 버튼이 보여요.
3. "취소"를 누르고 모달에서 취소 사유를 입력하세요. 사유는 필수예요.
4. 확인하면 상태가 "취소됨"으로 바뀌어요. 송부됐던 계약이면 구성원에게 인앱 알림과 이메일이 가고, 초안 취소는 아직 구성원에게 보이기 전이라 알림이 가지 않아요.

중요

이미 서명된 계약은 취소할 수 없어요 — 시스템 차원에서 여러 겹으로 막혀 있어요. 서명된 계약에 문제가 있으면 새 계약을 송부해 갱신하거나, 법무팀과 협의해 별도 서면 절차를 밟으세요.
취소된 계약은 목록에 보관돼요. 감사 기록 차원에서 삭제는 안 돼요.

서명된 계약 PDF 받기 — /admin/contracts/[id]

구성원이 서명을 완료하면 상태가 "서명완료"가 되고 PDF가 자동 생성돼요.

1. /admin/contracts/[id]에 들어가세요. 상태가 "서명완료"면 "PDF 다운로드" 버튼이 보여요.
2. "PDF 다운로드"를 누르세요. 잠시 후 브라우저 다운로드가 시작돼요. 링크는 60초 동안 유효하고, 한 번 받으면 충분해요.
3. 파일명은 {직원이름}_{템플릿이름}_{서명일}.pdf 형식이에요. 예를 들면 홍길동_표준 근로계약서_2026-06-03.pdf.

이 PDF에는 민감정보가 들어 있어서, 받을 수 있는 사람과 남는 기록에 제약이 붙어요.

• 매 다운로드마다 감사 로그가 남아요 — 누가·언제 받았는지 추적돼요. PDF에 주민등록번호·계좌 같은 민감정보가 들어 있어 노출 빈도를 추적해요. 본인 다운로드든 HR 다운로드든 같아요.
• 부서 리더는 계약 PDF를 다운로드할 수 없어요 (연봉 등 민감정보 보호) — 본인 계약과 HR Admin·최고관리자만 가능해요.
• 구성원 본인도 /contracts/[id]에서 본인 PDF를 언제든지 다운로드할 수 있어요 (근로기준법 제17조 본인 교부 의무).
• PDF의 위변조 여부를 나중에 검증할 수 있도록 시스템이 원본 지문(해시)을 저장해 둬요.

서명한 계약을 처우로 잇기

연봉·처우 기능은 급여 애드온에 포함돼 있어요. 메뉴가 안 보이면 회사 관리자가 그룹 설정 > 기능 설정(/admin/group/features)에서 애드온을 켜거나 무료 체험을 시작할 수 있어요.

근로계약서에 넣은 연봉·수당 변수가 처우 항목과 연결돼 있었다면, 구성원이 서명을 마치는 순간 그 금액이 처우 기록으로 만들어지면서 곧바로 확정까지 끝나요.

따로 승인할 단계가 없어요 — 그 금액은 계약서를 보낼 때 이미 회사가 정한 값이고, 서명은 그 값에 동의한다는 뜻이니까요. 확정한 사람으로는 그 계약을 만든 관리자가 기록돼요.

확정된 처우는 구성원 본인에게 보이고, 매월 급여 계산의 재료가 돼요. 반대로 엑셀로 가져오거나 손으로 입력한 처우는 확정 대기로 들어와서 HR이 확인한 뒤 확정해야 해요.

서명은 됐는데 처우가 안 생겼다면 그 연결이 빠졌을 가능성이 커요. /admin/compensation의 "계약은 서명됐는데 처우가 없어요" 목록에서 [처우 자동 생성]으로 채울 수 있어요.

처우 입력·확정·수정, 금액 열람 기록, 급여 계산까지 전체 흐름은 급여와 연봉·처우에서 다뤄요.

증명서 발급하기 — 프로필 자료 탭

구성원의 재직증명서·경력증명서를 클릭 몇 번으로 발급하는 기능이에요. 은행 제출·이직·관공서 제출 등으로 요청이 올 때 따로 문서를 만들 필요가 없어요.

발급은 구성원 프로필(/profile/[id])의 자료 탭 > 증명서 발급 영역에서 해요.

• 구성원 본인은 자기 프로필에서 직접 발급해요 — HR에게 요청할 필요가 없다고 안내해 주세요.
• HR Manager·HR Admin·최고관리자는 구성원 프로필에서 대신 발급할 수 있어요 (부서 리더는 불가 — 본인 것만).

발급 버튼 두 개가 카드 머리에 나란히 있고, 아래 발급 내역에는 한 건만 쌓여 있어요. 행마다 종류 배지와 발급 용도가 붙고, 오른쪽 끝 아이콘으로 PDF를 받아요.

발급은 네 단계예요.

1. 증명서 영역에서 재직증명서 또는 경력증명서를 고르세요.
2. 용도(제출처)를 고르세요. 필요하면 메모를 덧붙이세요.
3. 주민등록번호 표시 방식을 고르세요. 기본은 뒷자리 마스킹이고, 제출처가 요구할 때만 전체 표시로 바꾸세요.
4. 발급하세요. 목록에 추가되고 바로 PDF 다운로드를 할 수 있어요.

발급된 증명서에는 회사 정보와 발급번호가 자동으로 들어가요.

• 발급번호는 연도-월-순번 형식(예: 2026-06-017)으로 박혀요 — 제출처에서 진위 문의가 오면 이 번호로 발급 기록을 찾을 수 있어요.
• 회사명·대표자·주소·직인은 /admin/group에 등록된 값이 들어가요. 직인을 아직 안 올렸다면 먼저 등록하세요 (회사 정보·로고·직인 관리하기).
• 양식은 플랫폼 표준이라 회사가 본문을 수정할 수는 없어요 (증명서 양식·발급번호).

참고

주민등록번호를 전체 표시로 발급해도 평문은 PDF 안에만 들어가요 — 시스템의 발급 기록에는 남지 않아요. 누가 언제 발급·다운로드했는지는 기록돼요.

구성원 자료 관리하기

이력서·자격증·각종 인사 서류 파일을 구성원별로 보관하는 기능이에요. 두 가지 종류의 보관함이 있어요:

• 카테고리 관리 — /admin/document-categories에서 회사에 맞는 분류를 만들고, 각 분류가 "구성원 자료"인지 "HR 전용"인지 정해요.
• 업로드·열람 — 구성원 프로필(/profile/[id])의 자료 탭에서. 구성원 본인은 본인 분류에만 올릴 수 있어요.
• HR 전용 자료의 다운로드는 감사 로그에 기록돼요 (민감 서류 추적).

정책·규칙

템플릿을 고쳐도 보낸 계약은 안 변해요

이미 구성원에게 송부된 계약은 송부 시점에 본문이 동결돼요.

• 템플릿을 나중에 수정해도 이미 송부한 계약 본문은 그대로예요 — 구성원이 받은 계약이 임의로 변경되는 일은 없어요 (법적 효력 보존).
• 앞으로 송부할 계약부터는 수정된 템플릿이 적용돼요.

양식 자체를 새로 만들 만큼 큰 개정이라면 이 순서를 권해요.

1. 기존 템플릿을 보관 처리하세요 (목록의 활성 → 보관 이동).
2. 새 이름으로 신규 템플릿을 만드세요 (예: "근로계약서 v2026" → "근로계약서 v2027").
3. 다음 송부부터 새 템플릿을 쓰세요.

이렇게 하면 어떤 구성원이 어떤 양식 기준으로 계약했는지 시점별로 명확해져요. 같은 템플릿을 계속 수정하는 것보다 분쟁 시 추적이 쉬워요.

계약 보존·삭제

서명된 계약을 다른 매체로 옮길 일은 거의 없겠지만, 보관 매체를 바꿔야 한다면 Rome 운영팀과 협의하세요.

기본 계약 양식 5종

회사 가입 시 다음 5종이 자동으로 우리 회사 템플릿 목록에 들어와요. 별도 요청은 안 해도 돼요.

5종 모두 다음 구성을 공통으로 갖고 있어요.

• 본문 마지막에 사용자(회사) · 근로자 2열 서명란 — 한국 노동·계약 관행 표준
• 회사 정보 (회사명·대표자·주소·사업자등록번호)는 /admin/group에 등록된 값이 자동 채움
• 구성원 정보 (이름·부서·직무)도 자동 채움
• HR이 송부 시 입력하는 변수: 입사일·연봉·근무 시간·근무 장소·수습 기간 등 (양식별 다름)

5종 다 자유롭게 고쳐도 돼요. 이름 앞에 붙은 "(기본) "을 떼도 되고 본문을 회사 사정에 맞게 바꿔도 되고, 다른 회사에는 영향이 없어요.

참고

마스터 양식은 플랫폼 운영팀이 관리하는 "원본 양식"이에요. 신규 가입하는 회사는 그 시점의 마스터를 자동으로 받아 시작해요.
받은 뒤에는 마스터와 분리되어 우리 회사 사본을 자유롭게 운영해요 — 우리가 수정해도 마스터는 안 변하고, 마스터가 수정돼도 우리 회사 사본은 안 변해요.

안 쓸 양식은 편집 페이지에서 "보관"을 누르세요. 목록에서 사라지지만 이미 그 양식으로 만든 계약은 영향을 안 받아요. 완전 삭제는 보관한 뒤 그 양식을 참조하는 초안 계약이 없을 때만 돼요.

보관 처리한 양식은 나중에 마스터가 업데이트돼도 다시 들어오지 않아요. "안 쓰겠다"는 우리 회사의 결정을 존중하는 의도된 동작이에요.

계약 속 민감정보 처리

계약서엔 종종 주민등록번호·급여 계좌 같은 민감 정보가 들어가요. Rome은 이걸 이중으로 보호해요.

민감정보가 흐른 흔적을 빠짐없이 추적할 수 있어서, 정보보호 감사나 인사 사고가 생겼을 때 근거로 쓸 수 있어요.

증명서 양식·발급번호

• 양식은 플랫폼 표준이에요 (재직·경력 각 1종). 모든 회사가 같은 표준 양식을 쓰고, 회사가 본문을 고칠 수는 없어요 — 대신 회사명·대표자·주소·로고·직인이 자동으로 들어가 우리 회사 문서로 발급돼요.
• 양식이 개선되면 다음 발급부터 자동 반영되고, 이미 발급된 PDF는 발급 시점 모습 그대로 보존돼요.
• 발급번호는 연도-월-순번 형식(예: 2026-06-017)으로 자동 채번돼요. 제출처에서 진위 문의가 오면 이 번호로 발급 기록을 찾을 수 있어요.
• 발급 기록(누가·언제·어떤 종류·어떤 용도)은 남지만, 주민등록번호 평문은 시스템에 저장되지 않아요 — 전체 표시를 선택해도 PDF 안에만 들어가요. 다른 구성원의 증명서 발급·다운로드는 감사 로그에 기록돼요.
• 표준 양식에 꼭 필요한 항목이 빠져 있다면 Rome 운영팀에 알려주세요.

자주 묻는 질문

송부한 계약을 직원이 안 보면 어떻게 되나요?

자동 재알림은 아직 없어요. 송부 직후 이메일과 인앱 알림이 한 번 갈 뿐이에요.

며칠 지나도 서명을 안 했으면 /admin/contracts에서 "송부됨" 필터로 확인하고, 슬랙·메일로 한 번 더 안내하는 게 좋아요. 사이드바 종 아이콘에서 본인 알림 확인 안 하는 구성원이 종종 있으니까요.

잘못된 정보로 송부한 계약을 어떻게 고치나요?

구성원이 서명하기 전이면 취소하고 다시 보내면 돼요.

1. /admin/contracts/[id]에서 "취소"를 누르고 사유를 입력하세요. 상태가 "취소됨"으로 바뀌어요.
2. 정정한 정보로 새 초안을 만들어 송부하세요 (/admin/contracts/new).

구성원에게는 알림이 두 번 가니까 미리 슬랙·메일로 "잘못 보내서 다시 보냈어요" 한마디 해주는 게 친절해요. 이미 서명된 계약은 취소 불가 — 새 계약을 송부해 갱신하거나 법무와 협의하세요.

서명된 PDF가 위변조됐는지 어떻게 확인하나요?

시스템이 서명 시점에 PDF의 원본 지문(해시값)을 저장해둬요.

어떤 PDF 파일을 가져와서 "이게 원본 맞아?" 확인이 필요하면 Rome 운영팀에 그 파일과 계약 ID를 주세요 — 지문 비교로 위변조 여부를 판정할 수 있어요.

직원이 서명한 PDF가 진짜 본인이 서명한 거 맞나요?

시스템이 서명 시점에 다음을 함께 저장해요: 서명자 IP 주소, 브라우저 정보, 정확한 서명 일시, 손글씨 서명 이미지, 동의 체크박스 확인 여부, 송부 시점 본문 전체.

이것들이 전자서명법상 의사 표시 입증의 기초 자료예요. 분쟁 시 필요하면 Rome 운영팀에 감사 로그 조회를 요청하세요.

직원이 본인 PDF를 잃어버렸다고 해요

구성원 본인이 /contracts/[id]에서 언제든지 다시 다운로드 가능해요 (근로기준법 제17조 본인 교부 의무).

HR이 대신 받아 보내줄 수도 있지만, 본인이 직접 받는 게 감사 기록이 깨끗해요. 계약 ID 또는 본인 페이지 링크만 안내해 주세요.

서명은 됐는데 처우가 안 생겼어요

계약의 급여 변수가 처우 항목과 연결되지 않았을 가능성이 커요.

/admin/compensation의 "계약은 서명됐는데 처우가 없어요" 목록에서 [처우 자동 생성]을 누르면 계약 금액으로 채워져요. 자세한 내용은 급여와 연봉·처우를 보세요.