지출관리

고위드 법인카드를 사용하는 회사에서 지출 조회·직원 연결·정산 결재를 운영하는 방법이에요. HR Admin·최고관리자가 연결을 준비하고, 경영지원도 지출 조회와 정산 업무를 맡을 수 있어요.

처음 연결한다면 고위드 연결하기부터 시작하세요. 연결된 회사는 지출관리(/admin/expenses)에서 조회할 수 있어요.

이 기능은 회사별로 차례로 여는 기능이에요. 메뉴가 안 보이면 Romean 운영팀에 문의하세요.

고위드 연결하기 — /admin/group/integrations

HR Admin·최고관리자가 회사의 고위드 API 키를 등록하는 화면이에요. 경영지원은 연결 뒤의 지출 업무를 할 수 있지만, 키를 등록하거나 교체할 수는 없어요.

1. 고위드 관리자에게 우리 법인의 Open API 키를 준비해 달라고 요청하세요. 발급 위치는 고위드의 안내를 따르세요.
2. /admin/group/integrations?tab=gowid의 고위드 지출 카드를 선택하세요.
3. 패널에 API 키를 입력하고 등록하세요. 저장 전에 연결을 확인해요.
4. 연결 상태와 온보딩 체크리스트를 확인하세요.
5. 정산 양식 준비가 완료되지 않았다면 [지금 생성]을 누르세요. 우리 그룹의 지출정산 양식이 준비돼요.

등록한 키는 암호화해 보관하고 화면에 원문을 다시 보여주지 않아요. 같은 법인의 키는 한 그룹에만 등록할 수 있어요.

중요

API 키는 회사 지출 전체에 접근하는 자격증명이에요. 메신저나 문서에 붙이지 말고, 유출이 의심되면 고위드에서 재발급한 뒤 연결 화면에서 교체하세요.

연결이 끊기거나 지출 조회가 실패하면 같은 패널의 연결 테스트로 키 상태를 확인하세요. 키가 만료되거나 폐기됐다면 새 키로 다시 등록하세요.

카드 사용자를 직원과 연결하기 — /admin/expenses/by-employee

직원별 탭에서 고위드 멤버와 Romean 구성원을 연결해요. 경영지원·HR Admin·최고관리자가 운영하며, 연결을 마쳐야 카드 사용 직원 명의로 정산 초안을 만들 수 있어요.

1. 직원별 탭에서 [지금 동기화]를 누르세요. 이후에는 [다시 동기화]로 표시돼요.
2. 마지막 동기화 시각과 매칭·미매칭 인원을 확인하세요. 이메일이 같은 구성원은 자동으로 연결돼요.
3. 미매칭 멤버에서 각 멤버와 연결할 직원을 선택하세요.
4. [연결]을 누르세요. 직접 지정한 연결은 다음 자동 동기화에서도 유지돼요.

입사·퇴사로 구성이 달라지면 다시 동기화하세요. 직원별 사용액은 조회 기간을 정해 확인하고, 직원 행을 선택하면 그 이름으로 집계된 지출을 볼 수 있어요.

주의

지출은 카드 소지자 이름으로 묶어요. 동명이인이 있으면 사용액이 한 직원에게 합산되고 다른 직원은 표에서 빠질 수 있어요. 동명이인의 정산 자동 기안은 차단되니 지출 원문과 실제 사용자를 확인하세요.

지출내역과 집계 확인하기 — /admin/expenses

경영지원·HR Admin·최고관리자가 고위드의 지출내역을 조회하는 화면이에요. HR Manager·일반 구성원에게는 지출 전체 조회 권한이 없어요.

1. 지출내역 탭에서 조회 기간을 정하세요.
2. (선택) 승인 상태·사용자 이름·용도로 범위를 좁히세요.
3. [조회]를 누르세요. 조건에 맞는 지출이 표시돼요.
4. 지출 행을 선택해 거래일시·가맹점·금액·카드 사용자·용도와 영수증을 확인하세요.

지출은 고위드에서 가져오므로 Romean에 엑셀을 따로 올리지 않아도 돼요. 집계에 일부 내역만 포함됐다는 안내가 뜨면 기간을 더 좁혀 확인하세요.

영수증을 열어본 활동은 감사 로그에 남아요. 영수증을 전달할 필요가 있다면 회사의 자료 공유 기준을 따르세요.

정산 결재 준비하기 — /admin/expenses

경영지원·HR Admin·최고관리자가 카드 사용 직원 명의의 초안을 만들고, 해당 직원이 내용을 확인한 뒤 상신하는 흐름이에요. 관리자 대신 즉시 상신하는 기능은 아니에요.

1. 지출내역에서 정산할 지출을 여세요.
2. 카드 사용자가 올바른 직원과 연결돼 있는지 확인하세요.
3. [정산 기안]을 누르세요. 지출정산 초안이 만들어지고 담당 직원에게 알림이 가요.
4. 담당 직원은 내 요청 및 결재(/my-approval)에서 초안을 여세요.
5. 금액·지출일·첨부와 결재선을 확인하고 필요한 내용을 보완하세요.
6. [상신]을 누르세요. 회사 양식에 정해진 순서로 결재가 시작돼요.

관리자는 정산 탭(/admin/expenses/settlements)에서 진행 상태를 확인할 수 있어요. 문서 열람 권한은 전자결재 규칙을 따르므로, 경영지원도 본인이 결재선에 없으면 본문을 열지 못할 수 있어요.

양식의 이름·결재선·일부 추가 필드는 결재 양식에서 회사에 맞게 고칠 수 있어요. 금액·지출일처럼 연동이 사용하는 핵심 필드는 잠겨 있고 양식을 보관할 수는 없어요.

지출정산은 연동을 위해 준비한 시스템 양식이에요. 일반 지원금 양식처럼 직원별 잔여 한도를 보여주지 않으며, 표시되지 않는 큰 명목 한도를 실제 사용 가능 예산으로 해석하지 마세요.

고위드 반영 문제 해결하기 — /admin/expenses/settlements

정산 탭은 Romean의 결재 상태와 고위드에 반영한 결과를 나눠 보여줘요. 승인·반려 결과의 자동 반영은 회사에 별도 반영 기능이 켜져 있을 때 동작해요.

1. 정산 탭에서 반영 문제만을 선택하세요.
2. 문서의 결재 상태와 고위드 반영 상태를 각각 확인하세요.
3. 실패 또는 수동 확인 필요라면 고위드의 실제 지출 상태와 오류 안내를 확인하세요.
4. 원인을 해결했다면 해당 행의 [다시 반영]을 누르세요. 결과가 반영됐는지 다시 확인하세요.

검증은 실제 고위드 상태를 변경하지 않은 상태예요. 대상 아님은 키 소유자 본인의 카드 사용 내역처럼 자동 승인할 수 없는 경우로, 같은 요청을 반복하지 말고 고위드에서 직접 확인하세요.

승인 완료 결재를 취소하면 고위드 반영을 되돌리는 처리도 필요할 수 있어요. 취소 반영 대기가 남으면 실제 상태를 확인한 뒤 [다시 반영]을 사용하세요.

Romean의 결재 취소가 카드 결제 자체의 취소나 환불을 뜻하지는 않아요. 카드 거래 취소가 필요하면 고위드와 카드사의 해당 절차를 별도로 진행하세요.

자주 묻는 질문

지출정산 양식이 새 기안 목록에 없어요

지출관리 기능이 제공되는 회사에서만 새 기안 목록에 보여요. 연동용 양식이 데이터에 남아 있어도 지출관리 기능을 끈 회사에는 표시하지 않아요.

이미 작성한 초안이나 제출한 문서는 삭제되지 않아요. 지출정산의 필요 여부와 회사 제공 상태는 HR Admin·최고관리자에게 확인하세요.

정산 기안에서 매칭된 직원이 없다고 나와요

직원별 탭에서 고위드 멤버를 동기화한 뒤 미매칭 멤버를 직접 연결하세요. 같은 이름의 직원이 여러 명이면 실제 사용자를 확인하고 일반 전자결재로 별도 기안해야 해요.

API 키가 다른 그룹에 등록돼 있다고 나와요

한 법인의 키는 한 그룹만 사용할 수 있어요. 기존 연결 그룹과 사용 목적을 확인한 뒤 해당 그룹의 HR Admin·최고관리자가 연결을 해제해야 새 그룹에 등록할 수 있어요.